Allgemeines #
Im Prozessgenerator können individuelle Bewerbungsprozesse, mit automatisierten Aktionen hinter den jeweiligen Prozessschritten, zusammengestellt werden. Die Entscheidung über die Anzahl der Prozesse hängt, neben der benötigten Individualität der Prozesse bzw. Prozessschritte für die Ausschreibungen, auch von den mit den Prozessen verknüpften Bewerbungsformularen zusammen. Sofern die Notwendigkeit besteht, beim Bewerber unterschiedliche Informationen über das Formular abzufragen, muss ein individuelles Bewerberformular verwendet werden, und demnach ein neuer Prozess angelegt werden. Sollten die Prozessschritte hierbei identisch sein, kann ein Prozess in der Prozessgenerator-Übersicht durch Klick auf die drei Aktionspunkte und Auswählen der Option „Duplizieren“ dupliziert werden. Fertig angelegte Prozesse werden bei der Erstellung einer Ausschreibung im OCR hinterlegt. Nach Veröffentlichung einer Ausschreibung kann der Prozess nicht mehr verändert werden!
Die Übersicht aller Prozesse, auf die Sie Zugriff haben, finden Sie in der linken Hauptnavigation unter „Prozessgenerator“
Suche und Aktionen für Prozesse #
Die Suche im oberen linken Bereich der Ansicht durchsucht in Echtzeit die Liste der Prozesse. Dabei werden alle Begriffe im Prozessnamen durchsucht. Um den Suchvorgang rückgängig zumachen, löschen sich den Suchtext aus dem Suchfeld.
Aktionen für Prozesse: Aktionen werden durch die Buttons an der rechten Seite jeweils für einen einzelnen Prozess durchgeführt. Weitere Aktionen stehen mit dem Klick auf die drei Punkte in der Zeile zur Verfügung. Die einzelnen Aktionen werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben.
| Icon | Beschreibung |
|---|---|
| Konfigurieren (Zahnrad) |
Der Klick auf den Button öffnet den entsprechenden Prozess in der Übersicht. Jetzt können Sie die Prozessstatus sowie Aktionen bearbeiten. |
| Bearbeiten (Stift) |
Der Klick auf den Button kann der Name des Prozesses sowie das zugewiesene Bewerbungsformular geändert werden. |
| Löschen (Papierkorb) | Der entsprechende Prozess wurd aus dem BMS gelöscht. |
| Duplizieren (Quadrate) |
Der Klick auf den Button dupliziert den gesamte Prozess inkl. aller Aktionen in einen neuen Prozess. Der Name des Prozesses ist mit dem Zusatz "Kopie" versehen. |
Bewerbungsprozesse erstellen #
Im Jobcluster BMS können Sie beliebig viele Bewerbungsprozesse anlegen. Jeder Prozess ist mit einem Bewerbungsformular verbunden. Alle über das Formular eingehenden Bewerbungen werden durch den zugehörigen Prozess geleitet.
- Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Prozessgenerator
- Klicken Sie auf der rechten oberen Seite auf den grünen Button Hinzufügen
- Geben Sie im Feld Name die Bezeichnung des Bewerbungsprozesses ein, bspw. „Fachkraftbewerbungen“
- Geben Sie im Auswahlfeld Bewerbungsformular das für den Prozess relevante Formular an. Bewerbungen werden über das Formular entgegen genommen und laufen dann durch den jeweiligen Prozess.
- Klicken Sie auf den grünen Button Speichern. Damit wird der neue Prozess angelegt.
Durch das Speichern eines neuen Prozesses wird ein Standardprozess angelegt. Dieser kann im Nachgang mit seinen Prozessschritten und den dahinter liegenden Aktionen konfiguriert werden.
Bewerbungsprozesse konfigurieren #
Durch das Auswählen der Aktion „Konfigurieren“ eines Prozesses in der Prozessübersicht, öffnet sich der Prozess-Konfigurator. Die Ansicht zeigt nun, die grafische Darstellung des definierten Prozesses.
- Die farbigen, beschrifteten Boxen entsprechen den einzelnen Prozessstatus
- Die Verbindungspfeile definieren die Abfolge des Prozesses. Um von einem Status in einen anderen zu wechseln, muss entweder eine Verbindung vorliegen oder der Status mit dem „Alle“ Marker versehen sein, der in den Verbindungseinstellungen definiert wird.
Der Prozess-Konfigurator ermöglicht, durch das Löschen oder Hinzufügen neuer Prozessschritte und der Verbindung dieser miteinander, die Anpassung der Prozesse an die eigenen Anforderungen. Die Anordnung der Prozessschritte kann per Drag and Drop verändert werden, eine Mehrfachauswahl ist durch Auswahl des Bereiches, in dem sich die Prozessschritte befinden, möglich. Anschließend können diese Prozessschritte durch Drag and Drop gleichzeitig verschoben und neu angeordnet werden.
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Neuen Prozessschritt hinzufügen und verbinden #
Neue Prozessschritte können durch einen Klick auf den Button „Neuer Prozessschritt“ angelegt werden. Dafür muss ein Prozessname, eine aus drei Buchstaben bestehende Abkürzung und eine Hintergrundfarbe festgelegt werden. Die Abkürzung mit der gewählten Hintergrundfarbe wird innerhalb von Tabellen und Bewerbungsansichten verwendet. Eine Checkbox „Prozess endet hier“ steht für Prozessschritte, bei denen der Prozess endet, zur Verfügung. Für diese kann insbesondere auch ein statistisches Ergebnis zum Tracking von Ereignissen hinterlegt werden.
Folgende Darstellung zeigt einen exemplarischen, neuen Prozessschritt Vorstellungsgespräch mit der Abkürzung VGS. Der Status wird in der Farbe Blau dargestellt und der Status ist weder als „Ende“ definiert und er löst kein statistisches Ereignis aus.
Mit dem Klick auf Speichern des Status wird dieser ohne Verbindungen in den Prozess eingefügt.
Verbindungen zwischen Prozessschritten können sowohl durch das Auswählen des „Neue Verbindung“ Buttons, als auch durch einen Klick auf die drei Punkte eines Prozessschrittes und dem anschließenden Auswählen von „Neue Verbindung von hier“ gesetzt werden. Anschließend muss ein Ziel-Prozessschritt und bei Verwendung des „Neue Verbindung“ Buttons ebenfalls ein Start ausgewählt werden. Neben der Auswahl eines spezifischen Startpunktes, kann ebenfalls die Checkbox „Alle“ ausgewählt werden. Dadurch wird es dem Nutzer ermöglicht, Bewerbungen von jedem beliebigen Prozessschritt in den Zielprozessschritt zu verschieben.
Aktionen konfigurieren #
Durch die „Konfigurieren“-Option eines Prozessschrittes können Aktionen zum jeweiligen Prozessschritt hinzugefügt werden. Diese Aktionen werden automatisiert ausgeführt, sobald eine Bewerbung in den Prozessschritt verschoben wird. Bei Hinterlegung mehrerer Aktionen innerhalb eines Prozessschrittes werden die Aktionen in der hinterlegten Reihenfolge ausgeführt.
E-Mail #
Die E-Mail Aktion ermöglicht es, automatisierte E-Mails aus dem BMS heraus zu verschicken. Dabei ist es möglich, variable Parameter, wie z.B. die E-Mail Adresse, oder den Vor-und Nachnamen des Bewerbers zu verwenden. Auch Anhänge können mit versendet werden, hochgeladene Anhänge sind für alle Benutzer mit dem jeweiligen Recht sichtbar.
Prozessschritt ändern #
Die Aktion Prozessschritt ändern ermöglicht eine automatisierte Anpassung des Prozessschrittes.
Verantwortliche Personen #
Die Aktion Verantwortliche Personen ändern ermöglicht eine automatisierte Zuweisung einer oder mehrerer verantwortlicher Personen.
Organisationsebene #
Die Aktion Organisationsebene ermöglicht es, automatisiert die Organisationsebene zu verändern.
Zeitverzögerung #
Die Zeitverzögerung ermöglicht es, Aktionen verzögert oder innerhalb eines vordefinierten Zeitraums auszuführen. Die Option „Warte eine spezifische Dauer“ verzögert die Ausführung der nachfolgenden Aktionen um x Stunden/Tage/Wochen/Monate. Die „Warte auf eine spezifische Zeit“ Option führt die nachfolgenden Aktionen nur an den gewählten Tagen zu der angegebenen Uhrzeit oder innerhalb der Zeitspanne aus. Beide Optionen können miteinander kombiniert werden, das System wartet den angegebenen Zeitrahmen und führt die Aktion anschließend zum nächstmöglichen Zeitpunkt innerhalb der angegebenen Zeitspanne einmalig aus.
JobRecommender: Ereignis-Tracking #
Sofern der JobRecommender zusätzlich verwendet wird, kann durch diese Aktion ein Ereignis Tracking durchgeführt werden.
