Microsoft 365

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Allgemeines

Die Integration Microsoft 365 Outlook- & Teams Termine ermöglicht, direkt aus der Bewerbungsansicht heraus Termine zu vereinbaren und diese als Outlook-Termine oder Teams-Einladungen zu versenden.

Aktivierung

Die Aktivierung der Microsoft 365 Outlook- & Teams-Termine-Integration erfolgt durch Auswahl dieser Integration unter dem Menüpunkt Integrationen und anschließendem Anklicken des Aktivieren Buttons.

Um die Integration Nutzen zu können, müssen die Nutzer zunächst ihr Microsoft Konto verbinden.

Microsoft 365-Konto verbinden

Damit Outlook- & Teams-Termine über das BMS versendet werden können, muss der jeweilige Nutzer sein Microsoft-Konto mit dem BMS verbinden. Die Verbindung kann über die Kontoverbindungen hinzugefügt werden.

Bei aktivierter Microsoft Integration kann jeder Nutzer sein eigenes Microsoft-Konto über die Kontoverbindungen hinzufügen.

Wichtig: Ihr Microsoft 365 Tenant Administrator (IT-Administrator) muss Ihnen möglicherweise die Verbindung genehmigen. Dies ist der Fall,

wenn der Tenant-Administrator in Microsoft 365 die Einstellung „Benutzerzustimmung für Anwendungen“ deaktiviert hat, sodass alle App-Berechtigungen eine Administratorgenehmigung benötigen.

wenn in den Azure AD-Einstellungen die Option „Benutzer können Apps registrieren“ deaktiviert wurde.

andernfalls sollten auch ohne Freigabe durch einen Administrator Ihr Konto verbinden können.

Nach erfolgreicher Verbindung ist das Konto dort sichtbar.

Versenden von Outlook Terminen & Teams Einladungen

Wenn der Nutzer sein Microsoft-Konto verknüpft hat, stehen innerhalb der Meeting vereinbaren Aktion einer Bewerbung die Optionen Microsoft Konto nutzen und Ist Microsoft Teams Meeting zur Verfügung.

Um ein Teams-Meeting zu verschicken, muss zunächst die Option Microsoft Konto nutzen ausgewählt werden, ansonsten ist die Auswahl von Ist Microsoft Teams Meeting nicht möglich.

In den Aktivitäten einer Bewerbung ist ein versendeter Microsoft Termin durch das Microsoft Logo erkennbar.

Aufgrund der Verknüpfung mit dem eigenen Microsoft Konto wird der Termin direkt im eigenen Microsoft Konto angelegt, alle weiteren Mitglieder erhalten eine Einladung.

Bearbeiten von Microsoft-Terminen

Microsoft Termine können über die Bearbeiten-Funktion (Stift) innerhalb des Historieneintrags vom Organisator bearbeitet werden.

Änderungen sind ebenfalls aus dem Microsoft-Kalender heraus möglich. Es erfolgt eine Synchronisation zwischen dem Kalender des verbundenen Microsoft-Accounts und dem BMS, unabhängig davon, ob diese im BMS oder im Microsoft-Kalender vorgenommen wurden.

Absagen von Microsoft-Terminen

Microsoft Termine können über die Absage-Funktion innerhalb des Historieneintrags vom Organisator abgesagt werden.

Rückmeldungen zu Microsoft-Terminen

Die Rückmeldungen der Teilnehmer zu Terminen werden im Historieneintrag des Meetings hinter den Teilnehmernamen angezeigt: Gelbe Uhr- Rückmeldung ausstehend, grünes Häkchen – Zusage, rotes x – Absage, lila Fragezeichen – unter Vorbehalt.