E-Mail Postfächer

Allgemeines

Die E-Mail-Postfächer im Jobcluster BMS dienen dazu, E-Mails an Bewerber von unterschiedlichen Absenderadressen zu versenden. Dies ermöglicht eine flexible Kommunikation mit potenziellen Kandidaten. Grundsätzlich wird dabei zwischen privaten und geteilten Postfächern unterschieden.

Private Postfächer

Private Postfächer sind Postfächer, die ausschließlich von einer Person genutzt werden können – bei manueller Anlage gehört ein solches privates Postfach der erstellenden Person. Sie eignen sich ideal für persönliche Korrespondenz oder wenn eine einzelne Person für die Kommunikation mit bestimmten Bewerbern zuständig ist.

Geteilte Postfächer

Geteilte Postfächer sind für eine spezifische Organisationsebene nutzbar. Das bedeutet, dass alle Mitglieder einer bestimmten Abteilung oder eines Teams dieses Postfach bei der Kommunikation mit den Bewerbern verwenden können.

Anlegen von Postfächern

Für jede E-Mail Domain kann festgelegt werden, ob automatische Benutzer Postfächer erstellt werden sollen. Bei Auswahl dieser Option, wird für jeden Benutzer, dessen E-Mail Adresse zu dieser Domain gehört, automatisch ein privates E-Mail Postfach angelegt.

Zusätzlich kann ein Postfach über den grünen Hinzufügen Button angelegt werden.

Zur Erstellung des Postfaches muss zunächst die E-Mail-Adresse des Postfaches angegeben werden.

Bei geteilten Postfächern muss im Anschluss an die Auswahl der Checkbox „Geteiltes Postfach“, eine Organisationsebene gewählt werden, für die das Postfach nutzbar ist.

E-Mail Signaturen

Für jedes Postfach kann eine eigene E-Mail-Signatur hinterlegt werden. Diese Signaturen werden automatisch verwendet, sobald eine E-Mail-Aktion durchgeführt wird und das entsprechende Postfach als Absender ausgewählt wurde. Dies stellt sicher, dass alle ausgehenden E-Mails konsistent und professionell gestaltet sind, unabhängig davon, wer die E-Mail versendet. Signaturen können beispielsweise Kontaktdaten, Unternehmenslogos oder rechtliche Hinweise enthalten.