Vorlagen

Allgemeines

Vorlagen sind ein essenzielles Werkzeug für eine effiziente und professionelle Kommunikation im Bewerbungsprozess. Die Vorlagen im Jobcluster BMS ergänzen optimal die automatisiert versendeten E-Mails über den Prozessgenerator. Sie ermöglichen es, wiederkehrende Nachrichten – wie Nachfragen zu Unterlagen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen oder Absagen – schnell und einheitlich zu versenden, ohne jedes Mal eine neue Formulierung erstellen zu müssen. Gleichzeitig bieten sie durch die individuelle Auswahl der Vorlagen und die Möglichkeit zur Anpassung deutlich mehr Flexibilität. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine konsistente und professionelle Ansprache aller Bewerber:innen.

Durch den Einsatz von Vorlagen wird der gesamte Bewerbungsprozess effizienter, strukturierter und professioneller. Sie helfen dabei, Routinen zu automatisieren, ohne auf eine individuelle und persönliche Kommunikation verzichten zu müssen.

Vorlagen anlegen

Vorlagen können unter dem Menüpunkt Verwaltung > Vorlagen über den grünen Hinzufügen Button angelegt werden.

Für jede Vorlage muss neben dem Namen ein Vorlagentyp definiert werden. Dabei kann zwischen E-Mail, Meeting, Notiz, Signatur und Allgemeinen Vorlagen gewählt werden. Je nach Vorlagentyp stehen unterschiedliche Konfigurationsparameter zur Verfügung. Jede Vorlage kann sowohl als private, als auch als geteilte Vorlagen angelegt werden. Private Vorlagen können von jedem Nutzer angelegt werden, die Sichtbarkeit ist auf den anlegenden Nutzer beschränkt.

Geteilte Vorlagen anlegen

Damit geteilte Textvorlagen angelegt werden können, müssen die entsprechenden Rechte vergeben werden. Dafür stehen die Rechte Geteilte Vorlagen erstellen, Geteilte Vorlagen bearbeiten und Geteilte Vorlagen löschen zur Verfügung.

Um eine geteilte Textvorlage zu erstellen, muss die Checkbox Geteilte Vorlage ausgewählt werden. Anschließend kann eine oder mehrere Organisationsebenen ausgewählt werden, für die die Vorlage zur Verfügung stehen soll. Geteilte Textvorlagen sind immer für alle Nutzer zugänglich, die den ausgewählten, untergeordneten, oder übergeordneten Organisationsebenen zugewiesen sind.

Vorlagen verwenden

Die angelegten Vorlagen können innerhalb der Notizen, Meetings, E-Mails und Signaturen verwendet werden. Die gewünschte Vorlage kann oben rechts über einen Button Vorlage auswählen ausgewählt werden. Dabei stehen sämtliche Vorlagen des jeweils zur Aktion gehörigen Vorlagentyps, sowie allgemeine Vorlagen zur Verfügung.

Die ausgewählte Vorlage wird anschließend eingefügt, dabei werden in den Feldern bereits vorhandene Werte überschrieben. Bei Bedarf können Anpassungen vorgenommen werden.

Vorlagen bearbeiten

Inhaltliche Anpassungen der Vorlagen können über die Konfigurieren (Zahnrad) Funktion vorgenommen werden.

Vorlagentyp bearbeiten

Der Vorlagentyp kann über die Bearbeiten (Stift) Funktion der jeweiligen Vorlage angepasst werden.

Beim Ändern des Vorlagentyps werden nur die in beiden Vorlagentypen vorkommenden Felder übernommen. Felder, die im neuen Vorlagentyp nicht enthalten sind, werden entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.