Organisationsebenen

Allgemeines

Die Organisationsebenen im Jobcluster Bewerbermanagementsystem (BMS) definieren die Struktur innerhalb des Unternehmens in Bezug auf die Organisation von Bewerbungen. Gemeinsam mit den Benutzergruppen werden durch die Organisationsebenen die Zugriffsrechte administriert. Dabei entscheidet die Organisationsebne darüber, welche Bewerbungen und Bewerber, sowie ggf. Ausschreibungen für welche Benutzer sichtbar sind. Benutzer können nur die Bewerbungen sehen, die auf ihrer oder einer untergeordneten Organisationsebene liegen. Die Organisationsebenen können dabei z.B. nach Standorten, Abteilungen oder auch Ausschreibungen sortiert werden. Bei der Vergabe der Rechte einzelner Benutzer sollte beachtet werden, dass diese für alle untergeordneten Organisationsebenen gilt.

Organisationsebenen verwalten

Die Organisationsebenen können in der linken Hauptnavigation „Verwaltung“ im Unterpunkt „Organisationsebenen“ verwaltet werden.

Organisationsebenen hinzufügen

Neue Organisationsebenen können über den grünen Hinzufügen Button oder über das + Icon einer bestehenden Organisationsebene erstellt werden. Im zweiten Fall wird diese Organisationsebene, beim Erstellen der neuen Organisationsebene, als Elternelement vordefiniert. Die neue Organisationsebene wird dieser dadurch untergeordnet. Beim Erstellen einer Organisationsebene über den Hinzufügen Button muss das Elternelement zunächst gesetzt werden. In beiden Fällen muss ein Name für die Organisationsebene vergeben werden.

Organisationsebenen bearbeiten und neu anordnen

Das Bearbeiten einer Organisationsebene ist über den Stift in der Zeile der jeweiligen Organisationsebene möglich. Neben der Anpassung des Namens der Organisationsebene kann zusätzlich auch das Elternelement, und damit die Anordnung innerhalb der Organisationsstruktur, verändert werden. Die Neuanordnung der Organisationsebenen kann zusätzlich auch per Drag and Drop, also durch klicken auf die zu verschiebende Organisationsebene und ziehen an die richtige Position, vorgenommen werden.

Organisationsebenen löschen

Organisationsebenen können über das rote Mülleimer Icon gelöscht werden.

WICHTIG: Organisationsebenen, auf denen sich Bewerbungen befinden oder die innerhalb einer Ausschreibung als Organisationsebene definiert sind, können nicht gelöscht werden.

Bewerbungen auf Organisationsebenen anlegen & verschieben

Bei Veröffentlichung einer Ausschreibung über den OCR und Verknüpfung dieser mit dem BMS wird initial eine Organisationsebene vergeben. Alle auf diese Ausschreibung eingehenden Bewerbungen werden zunächst auf dieser Organisationsebene angelegt. Eine Veränderung dieser initialen Organisationsebene ist entweder über den OCR oder über die Bearbeiten Funktion innerhalb der Ausschreibungen des BMS möglich. Bei händisch angelegten Bewerbungen über das BMS ist eine Anpassung der initialen Organisationsebene für jede einzelne Bewerbung möglich.

Das Verschieben von Bewerbungen in der Organisationsebene ist sowohl für einzelne Bewerbungen, als auch automatisiert über den Prozessgenerator möglich. Bei einzelnen Bewerbungen kann die Organisationsebene über die „Zuweisen“ Aktion innerhalb der geöffneten Bewerbung verändert werden. Über die Aktion Organisationsebene innerhalb des Prozessgenerators können Bewerbungen automatisiert, durchs Setzen eines Prozessschrittes, verschoben werden. Dadurch wird es ermöglicht, ohne manuellen Aufwand die Zugriffsrechte anzupassen.

Zugriffsrechte einzelner Benutzer mithilfe der Organisationsebene verwalten

Ein Benutzer kann immer nur die Bewerbungen, Bewerber und Ausschreibungen auf seiner oder einer untergeordneten Organisationsebene sehen. Die Sichtbarkeit von Bewerbungen und Bewerbern für einen Benutzer kann demnach durch Verschiebung einer Bewerbung in der Organisationsebene beeinflusst werden. Ebenso ist es möglich, die Berechtigungen eines Benutzers zu verändern und ihm einer anderen Organisationsebene zuzuweisen. Auch hierbei ist eine veränderte Sichtbarkeit von Bewerbungen die Folge. Nähere Infos zur Zuweisung von Organisationsebenen und Benutzergruppen sind unter Benutzer>Benutzer Berechtigungen verwalten zu finden.

HINWEIS: Der Zugriff auf Bewerbungen, Bewerber und Ausschreibungen ist nur dann möglich, wenn die Rechte in der jeweiligen Benutzergruppe entsprechend vergeben wurden. Damit Bewerbungen für einen Benutzer sichtbar sind, muss die Benutzergruppe auf der ihm zugewiesenen Organisationsebene das Recht „Alle Bewerbungen anzeigen“ haben. Mit dem Recht „Zugewiesene Bewerbungen anzeigen“ kann ein Benutzer nur die Bewerbungen auf der jeweiligen Organisationsebene sehen, für die er/sie als verantwortlicher Benutzer hinterlegt ist. Um auf der Organisationsebene liegende Ausschreibungen sehen zu können, muss das Recht „Ausschreibungen einsehen“ vergeben werden.