Benutzergruppen & Berechtigungen

Allgemeines

Die Benutzergruppen im Jobcluster Bewerbermanagementsystem (BMS) definieren, was BenutzerInnen im BMS tun können. Eine Benutzergruppe besteht dabei aus einer Sammlung von Berechtigungen. Ein Benutzer in der Benutzergruppe „Admin“ hat bspw. alle Berechtigungen das BMS zu verwalten. Demgegenüber können Sie eine weitere Benutzergruppe „Fachabteilung“ erstellen, deren BenutzerInnen möglicherweise nur Bewerbungen einsehen können aber keine Änderungen an den Bewerbungen vornehmen können. Erstellen Sie Benutzergruppen, um Personen in Ihrem Unternehmen im BMS nur das zu erlauben, was sie wirklich mit dem System tun dürfen.

Beachten Sie, dass Sie einem neuen Benutzer im BMS neben der korrekten Organisationsebene auch eine passende Benutzergruppe zuweisen müssen.

Die Verwaltung der Benutzergruppen finden Sie in der linken Hauptnavigation „Verwaltung“ im Unterpunkt „Benutzergruppen“.

Benutzergruppen

Hinzufügen/Erstellen von Benutzergruppen: Klicken Sie in der Übersicht der Benutzergruppen oben rechts auf den grünen Button „Hinzufügen“. Vergeben Sie einen Namen für die Benutzergruppe, bspw. „Fachabteilung“, und legen Sie eine Wertigkeit fest. Anschließend klicken sie auf den grünen Button „Speichern“.

Die Wertigkeit einer Benutzergruppe ist eine Zahl, die festlegt, wie die Benutzergruppe in der Hierarchie im Verhältnis zu anderen Benutzergruppen steht. Eine hohe Wertigkeit drückt aus, dass diese Gruppe mehr Rechte beinhaltet als eine Gruppe mit geringerer Wertigkeit. Die Wertigkeit spielt hauptsächlich für die Berechtigung Benutzerberechtigungen bearbeiten (s.u.) eine Rolle. Benutzer mit dieser Berechtigung können Benutzergruppen von Benutzern ändern – hierbei können sie aber nur Benutzergruppen vergeben, die unterhalb oder gleich der Wertigkeit ihrer eigenen Benutzergruppe sind.

Aktionen für Benutzergruppen: Aktionen werden durch die Buttons an der rechten Seite jeweils für eine einzelne Benutzergruppe durchgeführt. Die einzelnen Aktionen werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben

Aktion | Beschreibung

Berechtigungen
(Schild mit Person)

Der Klick auf den Schild-Icon öffnet das die Detailseite der Berechtigungen. In der Übersicht finden Sie alle für die Benutzergruppe verfügbaren Berechtigungen.

Bearbeiten (Stift) | Indem Sie auf den Stift klicken, können Sie die Benutzergruppe umbenennen und deren Wertigkeit ändern.
Löschen (Papierkorb) | Mit dem Klick auf den Papierkorb und dem bestätigen der Warnmeldung, löschen Sie die entsprechende Benutzergruppe.

Berechtigungen

Berechtigungen stellen jeweils ein einzelnes Recht im BMS dar. Eine Benutzergruppe besteht aus einer Menge an Rechten, die Sie pro Benutzergruppe aktivieren.

Aktivieren/Deaktivieren von Berechtigungen: In der Übersicht der Benutzergruppen klicken Sie auf den Schild-Icon an der betreffenden Benutzergruppe. Dies öffnet die Berechtigungsseite. Alle aktivierten Berechtigungen sind durch eine grüne Checkbox mit Häkchen markiert. Wenn Sie eine weitere Berechtigung aktivieren wollen, klicken Sie auf die Checkbox neben der Berechtigung. Wenn Sie eine Berechtigung deaktivieren wollen, klicken Sie auf die grüne, aktivierte Checkbox neben der Berechtigung. Diese wird dann deaktiviert. Vergessen Sie nicht oben links auf der Seite den grünen Speichern-Button zu klicken, um Ihre Änderungen zu speichern.

Globale Berechtigungen

Diese Berechtigungen gelten Organisationsebenen übergreifend. Hat ein Benutzer eines dieser Rechte in einer seiner zugewiesenen Benutzergruppen, so besitzt er die genannte Berechtigung auf globaler Ebene.

Globale Berechtigungen

Berechtigung | Beschreibung
Globale Berechtigungen | Darf globale Berechtigungen von Benutzergruppen bearbeiten

E-Mail Versand

Berechtigung | Beschreibung
Geteilte Postfächer erstellen | Darf geteilte E-Mail-Postfächer erstellen
Geteilte Postfächer bearbeiten | Darf geteilte E-Mail-Postfächer bearbeiten
Geteilte Postfächer löschen | Darf geteilte E-Mail-Postfächer löschen

Bewerbungformulare

Berechtigung | Beschreibung
Formulare erstellen | Darf Bewerberformulare erstellen
Formulare bearbeiten | Darf Bewerberformulare bearbeiten
Formulare löschen | Darf Bewerberformulare löschen

Prozesse/Schritte/Aktionen

Berechtigung | Beschreibung
Prozesse/Schritte/Aktionen erstellen | Darf Recruitingprozesse erstellen
Prozesse/Schritte/Aktionen bearbeiten | Darf Recruitingprozesse und deren Schritte und Aktionen bearbeiten
Prozesse/Schritte/Aktionen löschen | Darf Recruitingprozesse löschen

Berechtigungen für Organisationsebenen

Diese Berechtigungen gelten für die Organisationsebenen, für die der Benutzer diese Benutzergruppe zugewiesen hat.

Bewerbungen

Berechtigung | Beschreibung
Bewerbungen erfassen | Darf Bewerbungen manuell anlegen und Bewerbungen von anderen Organisationsebenen in diese Organisationsebene verschieben
Bewerbungen anzeigen | Darf Bewerbungen einsehen
Dateianhänge einsehen und bearbeiten | Darf Bewerbungsanhänge einsehen und löschen
Kommunikation einsehen und bearbeiten | Darf den Kommunikationsverlauf mit einem Bewerber sehen und mit dem Bewerber kommunizieren. Dies betrifft die Funktionen „E-Mail senden“ und „Meeting vereinbaren“.
Bewerberdaten bearbeiten | Darf die Daten einer Bewerbung bearbeiten
Status ändern | Darf den Prozessschritt, in dem sich eine Bewerbung befindet, ändern
Status ändern ohne Überprüfung der Verbindungen | Darf beim Ändern des Prozessschrittes die vorgegebenen Verbindungen des Prozesses ignorieren. Dies erlaubt das Wechseln in jeden Prozessschritt eines Prozesses.
Status ändern ohne Prozessaktionen auszuführen | Darf beim Ändern des Prozessschrittes definieren, dass die an dem gewählten Prozessschritt hängenden Aktionen beim Wechsel nicht ausgeführt werden
Bewerbung löschen | Darf Bewerbungen löschen

Benutzergruppen

Berechtigung | Beschreibung
Benutzergruppen erstellen | Darf Berechtigungsgruppen erstellen
Benutzergruppen/-rechte einsehen | Darf Berechtigungsgruppen einsehen
Benutzergruppen/-rechte bearbeiten | Darf Berechtigungsgruppen bearbeiten und die Rechte für diese Gruppe ändern
Benutzergruppen löschen | Darf Berechtigungsgruppen löschen

Ausschreibungen

Berechtigung | Beschreibung
Auschreibungen erstellen | Darf Ausschreibungen erstellen
Auschreibungen einsehen | Darf Ausschreibungen abrufen und einsehen
Auschreibungen bearbeiten | Darf Ausschreibungen bearbeiten
Auschreibungen löschen | Darf Ausschreibungen löschen

Benutzer

Berechtigung | Beschreibung
Benutzer einladen | Darf neue Benutzer in das BMS einladen
Benutzer einsehen | Darf bestehende Benutzer des Systems einsehen
Benutzerberechtigungen bearbeiten | Darf Benutzergruppen und Zuordnung von Benutzern ändern
Benutzer löschen | Darf Benutzer aus dem System entfernen

Organisationsebenen

Berechtigung | Beschreibung
Organisationsebenen erstellen | Darf Organisationsebenen erstellen
Organisationsebenen einsehen | Darf Organisationsebenen abrufen und einsehen
Organisationsebenen bearbeiten | Darf Organisationsebenen bearbeiten
Organisationsebenen löschen | Darf Organisationsebenen löschen