Allgemeines #
Die Benutzergruppen im Jobcluster Bewerbermanagementsystem (BMS) definieren, was BenutzerInnen im BMS tun können. Eine Benutzergruppe besteht dabei aus einer Sammlung von Berechtigungen. Ein Benutzer in der Benutzergruppe „Admin“ hat bspw. alle Berechtigungen das BMS zu verwalten. Demgegenüber können Sie eine weitere Benutzergruppe „Fachabteilung“ erstellen, deren BenutzerInnen möglicherweise nur Bewerbungen einsehen können aber keine Änderungen an den Bewerbungen vornehmen können. Erstellen Sie Benutzergruppen, um Personen in Ihrem Unternehmen im BMS nur das zu erlauben, was sie wirklich mit dem System tun dürfen.
Beachten Sie, dass Sie einem neuen Benutzer im BMS neben der korrekten Organisationsebene auch eine passende Benutzergruppe zuweisen müssen.
Die Verwaltung der Benutzergruppen finden Sie in der linken Hauptnavigation „Verwaltung“ im Unterpunkt „Benutzergruppen“.
Benutzergruppen #
Hinzufügen/Erstellen von Benutzergruppen: Klicken Sie in der Übersicht der Benutzergruppen oben rechts auf den grünen Button „Hinzufügen“. Vergeben Sie einen Namen für die Benutzergruppe, bspw. „Fachabteilung“, und legen Sie eine Wertigkeit fest. Anschließend klicken sie auf den grünen Button „Speichern“.
Die Wertigkeit einer Benutzergruppe ist eine Zahl, die festlegt, wie die Benutzergruppe in der Hierarchie im Verhältnis zu anderen Benutzergruppen steht. Eine hohe Wertigkeit drückt aus, dass diese Gruppe mehr Rechte beinhaltet als eine Gruppe mit geringerer Wertigkeit. Die Wertigkeit spielt hauptsächlich für die Berechtigung Benutzerberechtigungen bearbeiten (s.u.) eine Rolle. Benutzer mit dieser Berechtigung können Benutzergruppen von Benutzern ändern – hierbei können sie aber nur Benutzergruppen vergeben, die unterhalb oder gleich der Wertigkeit ihrer eigenen Benutzergruppe sind.
Aktionen für Benutzergruppen: Aktionen werden durch die Buttons an der rechten Seite jeweils für eine einzelne Benutzergruppe durchgeführt. Die einzelnen Aktionen werden in der nachfolgenden Tabelle beschrieben
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Berechtigungen (Schild mit Person) |
Der Klick auf den Schild-Icon öffnet das die Detailseite der Berechtigungen. In der Übersicht finden Sie alle für die Benutzergruppe verfügbaren Berechtigungen. |
| Bearbeiten (Stift) | Indem Sie auf den Stift klicken, können Sie die Benutzergruppe umbenennen und deren Wertigkeit ändern. |
| Löschen (Papierkorb) | Mit dem Klick auf den Papierkorb und dem bestätigen der Warnmeldung, löschen Sie die entsprechende Benutzergruppe. |
Berechtigungen #
Berechtigungen stellen jeweils ein einzelnes Recht im BMS dar. Eine Benutzergruppe besteht aus einer Menge an Rechten, die Sie pro Benutzergruppe aktivieren.
Aktivieren/Deaktivieren von Berechtigungen: In der Übersicht der Benutzergruppen klicken Sie auf den Schild-Icon an der betreffenden Benutzergruppe. Dies öffnet die Berechtigungsseite. Alle aktivierten Berechtigungen sind durch eine grüne Checkbox mit Häkchen markiert. Wenn Sie eine weitere Berechtigung aktivieren wollen, klicken Sie auf die Checkbox neben der Berechtigung. Wenn Sie eine Berechtigung deaktivieren wollen, klicken Sie auf die grüne, aktivierte Checkbox neben der Berechtigung. Diese wird dann deaktiviert. Vergessen Sie nicht oben links auf der Seite den grünen Speichern-Button zu klicken, um Ihre Änderungen zu speichern.
Globale Berechtigungen #
Diese Berechtigungen gelten Organisationsebenen übergreifend. Hat ein Benutzer eines dieser Rechte in einer seiner zugewiesenen Benutzergruppen, so besitzt er die genannte Berechtigung auf globaler Ebene.
Globale Berechtigungen #
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Globale Berechtigungen | Darf globale Berechtigungen von Benutzergruppen bearbeiten |
E-Mail Versand #
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Geteilte Postfächer erstellen | Darf geteilte E-Mail-Postfächer erstellen |
| Geteilte Postfächer bearbeiten | Darf geteilte E-Mail-Postfächer bearbeiten |
| Geteilte Postfächer löschen | Darf geteilte E-Mail-Postfächer löschen |
Bewerbungformulare #
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Formulare erstellen | Darf Bewerberformulare erstellen |
| Formulare bearbeiten | Darf Bewerberformulare bearbeiten |
| Formulare löschen | Darf Bewerberformulare löschen |
Prozesse/Schritte/Aktionen #
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Prozesse/Schritte/Aktionen erstellen | Darf Recruitingprozesse erstellen |
| Prozesse/Schritte/Aktionen bearbeiten | Darf Recruitingprozesse und deren Schritte und Aktionen bearbeiten |
| Prozesse/Schritte/Aktionen löschen | Darf Recruitingprozesse löschen |
Berechtigungen für Organisationsebenen #
Diese Berechtigungen gelten für die Organisationsebenen, für die der Benutzer diese Benutzergruppe zugewiesen hat.
Bewerbungen #
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Bewerbungen erfassen | Darf Bewerbungen manuell anlegen und Bewerbungen von anderen Organisationsebenen in diese Organisationsebene verschieben |
| Bewerbungen anzeigen | Darf Bewerbungen einsehen |
| Dateianhänge einsehen und bearbeiten | Darf Bewerbungsanhänge einsehen und löschen |
| Kommunikation einsehen und bearbeiten | Darf den Kommunikationsverlauf mit einem Bewerber sehen und mit dem Bewerber kommunizieren. Dies betrifft die Funktionen „E-Mail senden“ und „Meeting vereinbaren“. |
| Bewerberdaten bearbeiten | Darf die Daten einer Bewerbung bearbeiten |
| Status ändern | Darf den Prozessschritt, in dem sich eine Bewerbung befindet, ändern |
| Status ändern ohne Überprüfung der Verbindungen | Darf beim Ändern des Prozessschrittes die vorgegebenen Verbindungen des Prozesses ignorieren. Dies erlaubt das Wechseln in jeden Prozessschritt eines Prozesses. |
| Status ändern ohne Prozessaktionen auszuführen | Darf beim Ändern des Prozessschrittes definieren, dass die an dem gewählten Prozessschritt hängenden Aktionen beim Wechsel nicht ausgeführt werden |
| Bewerbung löschen | Darf Bewerbungen löschen |
Benutzergruppen #
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzergruppen erstellen | Darf Berechtigungsgruppen erstellen |
| Benutzergruppen/-rechte einsehen | Darf Berechtigungsgruppen einsehen |
| Benutzergruppen/-rechte bearbeiten | Darf Berechtigungsgruppen bearbeiten und die Rechte für diese Gruppe ändern |
| Benutzergruppen löschen | Darf Berechtigungsgruppen löschen |
Ausschreibungen #
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Auschreibungen erstellen | Darf Ausschreibungen erstellen |
| Auschreibungen einsehen | Darf Ausschreibungen abrufen und einsehen |
| Auschreibungen bearbeiten | Darf Ausschreibungen bearbeiten |
| Auschreibungen löschen | Darf Ausschreibungen löschen |
Benutzer #
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzer einladen | Darf neue Benutzer in das BMS einladen |
| Benutzer einsehen | Darf bestehende Benutzer des Systems einsehen |
| Benutzerberechtigungen bearbeiten | Darf Benutzergruppen und Zuordnung von Benutzern ändern |
| Benutzer löschen | Darf Benutzer aus dem System entfernen |
Organisationsebenen #
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| Organisationsebenen erstellen | Darf Organisationsebenen erstellen |
| Organisationsebenen einsehen | Darf Organisationsebenen abrufen und einsehen |
| Organisationsebenen bearbeiten | Darf Organisationsebenen bearbeiten |
| Organisationsebenen löschen | Darf Organisationsebenen löschen |
